Najcenniejszym zasobem twojego biznesu jest czas. Niezależnie od branży, w której operujesz, rezultaty nie biorą się znikąd, są wynikiem planu działania ujętego w konkretne ramy czasowe i egzekwowanego wedle założonych kamieni milowych. Czas to pieniądz, więc oddaj go w najlepsze ręce – sprawdź, jak wycisnąć z niego jak najwięcej z pomocą aplikacji do mierzenia godzin pracy TimeCamp.
Czym jest liczenie godzin pracy?
Ewidencja czasu pracy do celów prawidłowego ustalania wynagrodzenia pracownika i innych świadczeń związanych z pracą jest w Polsce obowiązkiem pracodawcy i opisana została w artykule 149 Kodeksu Pracy. Jest to proces pracochłonny, ale obecnie dający się łatwo zautomatyzować dzięki programom do liczenia godzin pracy, takich jak automatyczny time tracking od TimeCamp.
Jakie są rodzaje programów do liczenia godzin pracy?
Kiedyś odręcznie narysowana tabela na kartce papieru lub zwykły zegar wiszący w widocznym miejscu, dziś program, który działa w tle i mierzy czas pracy za ciebie i twoich pracowników. Rynek narzędzi do time trackingu stawia obecnie na automatyzację zbierania danych związanych z czasem pracy, tak, by firmy nie musiały już marnować wielu godzin miesięcznie na ręczne, żmudne wypełnianie timesheetów.
Mniej papierów i stresu, a więcej kreatywnego czasu dla ciebie i twojego zespołu.
Rynek narzędzi do liczenia godzin pracy dzieli się na:
- Automatyczne time trackery: instalowane na komputerze pracownika, narzędzia te monitorują nie tylko czas pracy, ale także aktywność użytkownika (np. przeglądane strony lub używane aplikacje), co pomaga w ocenie produktywności.
- Manualne trackery czasu: programy, w których użytkownicy ręcznie włączają i wyłączają pomiar czasu w zależności od wykonywanej czynności.
- Trackery czasu na urządzenia mobilne: pozwalają na monitorowanie czasu pracy w wielu lokalizacjach jednocześnie.
- Stacjonarne rejestratory godzin pracy: rejestrują czas wejścia i wyjścia pracownika poprzez odbijanie karty lub identyfikację na podstawie czynników biometrycznych.
- Moduły czasu pracy w systemach ERP: bardziej zaawansowane systemy, które służą także do zarządzania finansami, zasobami ludzkimi, magazynem itd., posiadają moduły ewidencji czasu pracy.
To tylko kilka najbardziej popularnych kategorii narzędzi do liczenia godzin pracy. Różnią się one w zależności od sposobu działania, dostępnych funkcji oraz potrzeb docelowych użytkowników.
Jak więc wybrać idealne narzędzie dla twojej firmy?
Jak wybrać program do liczenia godzin pracy?
Wybór programu do zbierania danych jest uzależniony głównie od wielkości zespołu oraz jego wewnętrznych potrzeb. Problem stanowić jednak może nasycenie rynku produktami oferującymi podobne usługi, ponadto sprzedawanymi w tych samych widełkach cenowych w rozliczeniu rocznym lub miesięcznym.
Agencje SEO nie różnią się w tym przypadku od innych biznesów – potrzeba im rozwiązania, które usprawni wszystkie procesy związane z ewidencją czasu pracy, poprawą rentowności projektów oraz rozliczaniem klientów.
Aby znaleźć dobre narzędzie już za pierwszym podejściem, warto wziąć pod uwagę kilka kluczowych czynników:
1. Zdefiniuj potrzeby i cele
- Określ, do czego będziesz używać narzędzia – czy zależy Ci głównie na rejestrowaniu godzin pracy, analizie produktywności, rozliczaniu projektów, a może na raportowaniu czasu pracy dla klientów?
- Dla pracowników zdalnych czy stacjonarnych – jeśli masz zespół rozproszony, warto szukać narzędzi z funkcjami dostępu mobilnego i możliwością monitorowania aktywności.
2. Sprawdź łatwość obsługi
- Wybierz oprogramowanie, które jest łatwe do nauki i nie wymaga skomplikowanych szkoleń, tak, aby pracownicy (niezależnie od poziomu zaawansowania w obsłudze komputera) szybko mogli zacząć z niego korzystać.
- Sprawdź, czy program oferuje prosty sposób rejestrowania czasu (np. łatwo widoczne przyciski start/stop) oraz czy ma intuicyjny interfejs, który nie utrudnia codziennej pracy (a najlepiej czy pracuje w tle).
3. Dostępność funkcji automatycznego monitorowania
- Wiele nowoczesnych narzędzi oferuje automatyczne rejestrowanie aktywności użytkownika – monitoruje, jaką aplikację lub stronę przegląda. Dzięki temu możesz mieć pełniejszy obraz czasu pracy bez potrzeby ręcznego rejestrowania i na bieżąco otrzymywać informacje o produktywności twoich pracowników.
- Przydatne niezależnie od wielkości zespołu, sprawia, że mierzenie godzin pracy w firmie staje się znacznie mniej czasochłonne.
4. Raportowanie i analityka
- Wybierz narzędzie, które oferuje funkcje raportowania dostosowane do Twoich potrzeb – możliwość generowania raportów według projektów, pracowników, klientów, a także raportów dotyczących budżetu i konsumpcji zasobów w projekcie,
- Sprawdź, czy program oferuje możliwość tworzenia własnych raportów oraz i eksportowanie danych z narzędzia do formatów PDF, Excel, itp., tak, aby móc z łatwością analizować i prezentować wyniki oraz wysyłać je klientom.
5. Integracje z innymi narzędziami
- Jeśli używasz narzędzi takich jak Asana, Trello, Monday, Clickup, Jira, czy Google Calendar, sprawdź, czy wybrane oprogramowanie do liczenia godzin pracy oferuje integrację z tymi platformami.
- Dzięki integracjom możesz uprościć przepływ informacji i uniknąć konieczności ręcznego przenoszenia danych między różnymi aplikacjami. Oszczędzisz w ten sposób czas na tworzenie od nowa struktury projektów – po utworzeniu integracji wystarczy zaimportować projekty i zadania z narzędzia docelowego.
6. Funkcje zarządzania projektami i budżetami
- Jeśli zarządzasz projektami, warto wybrać narzędzie, które umożliwia przypisywanie godzin do konkretnych zadań, estymowanie zasobów, monitorowanie postępu prac oraz kontrolowanie budżetu.
- Funkcje te na bieżąco dostarczają informacji o zużywaniu zasobów w projekcie, pomagają lepiej kontrolować koszty i umożliwiają zakończenie projektów o czasie i bez potrzeby wykorzystywania dodatkowych zasobów.
7. Obsługa fakturowania i rozliczania
- Jeśli fakturujesz klientów na podstawie przepracowanych godzin, poszukaj narzędzi, które umożliwiają automatyczne generowanie faktur na podstawie ustalonej stawki godzinowej i godzin pracy zarejestrowanych dla danego zadania.
- Ułatwi wystawianie i przesyłanie profesjonalnych faktur (np. jako plik PDF czy bezpośredni link), co jest szczególnie przydatne dla freelancerów i małych firm usługowych.
- Wybierz narzędzie, które oferuje integrację z systemem do obsługi płatności, przez co twoi klienci będą mogli od razu opłacić otrzymaną fakturę.
8. Bezpieczeństwo danych
- Upewnij się, że program oferuje najwyższe standardy bezpieczeństwa danych, takie jak szyfrowanie danych, zabezpieczenia logowania i tworzenie regularnych kopii zapasowych.
- Korzystaj tylko z takich narzędzi, które są w pełni zgodne z regulacjami prawnymi dotyczącymi bezpieczeństwa, przechowywania i przetwarzania danych osobowych w Polsce (np. RODO).
9. Koszt i model płatności
- Większość rozwiązań proponuje darmowy okres próbny, w trakcie którego możesz sprawdzić działanie programu w jego pełnej wersji, wystarczy jedynie zarejestrować i aktywować konto.
- Sprawdź model płatności – niektóre narzędzia oferują roczne lub miesięczne plany subskrypcyjne, inne jednorazowe opłaty lub darmowe wersje z ograniczoną funkcjonalnością, gdzie trzeba uiścić dodatkową opłatę za włączenie kolejnej funkcji.
- Wybierz taki plan, który odpowiada wielkości Twojej firmy i dostępnemu budżetowi. Sporo narzędzi oferuje bogato wyposażone plany darmowe, co jest bardzo atrakcyjnym rozwiązaniem dla freelancerów.
10. Dostępność wsparcia technicznego
- Upewnij się, że wybrany program oferuje wsparcie techniczne (np. czat na żywo, e-mail, telefon) oraz dokumentację lub centrum pomocy, gdzie znajdziesz materiały związane z obsługą narzędzia.
- Duże firmy mogą liczyć na dodatkowe szkolenia lub pomoc dedykowanego customer success menadżera.
- Szybka pomoc w razie problemów może być kluczowa dla zapewnienia płynnego korzystania z narzędzia. Długi okres oczekiwania na odpowiedź to częsty przykład powodu rezygnacji klientów z dalszego opłacania subskrypcji.
Zanim jednak podejmiesz decyzję o wyborze, przetestuj kilka różnych rozwiązań, aby upewnić się, że ostatecznie wybrany produkt oferuje wszystko, czego od niego oczekujesz. Warto również zasięgnąć opinii od innych użytkowników i wziąć pod uwagę specyficzne potrzeby swojej firmy, takie jak wielkość zespołu, branża i typ projektów.
Dlaczego warto korzystać z programów do liczenia godzin pracy?
Ręczne prowadzenie ewidencji godzin pracy przechodzi do lamusa. Automatyczne systemy do time trackingu usprawniają organizację czasu pracy, umożliwiają przechowywanie dokumentacji w jednym miejscu, oraz po prostu upraszczają życie zespołom, które nie chcą tracić czasu na żmudne wypełnianie kart pracy i manualną analizę zużycia zasobów w projekcie.
Co da twojej agencji SEO program do liczenia godzin pracy?
Korzystanie z programów do liczenia godzin pracy to w sferze organizacyjnej:
- Automatyzacja i oszczędność czasu: programy do liczenia godzin pracy automatyzują proces rejestracji oraz podliczania czasu pracy, co znacząco zmniejsza czas poświęcany na ręczne obliczenia. Dzięki temu pracownicy działów HR lub kadry zarządzającej mogą skupić się na innych, bardziej strategicznych zadaniach, a jednocześnie mają wszystkie informacje dotyczące czasu pracy pracownika w jednym miejscu.
- Precyzyjne rozliczanie godzin pracy: ręczne liczenie godzin jest podatne na błędy, zwłaszcza w przypadku dużych zespołów lub elastycznych harmonogramów. Programy automatycznie rejestrują czas przyjścia i wyjścia z pracy, uwzględniając przerwy oraz nadgodziny. To zapewnia precyzyjne rozliczanie rzeczywistego czasu pracy, eliminując błędy i nieścisłości.
- Śledzenie absencji i nadgodzin: programy te mogą rejestrować również nieobecności i nadgodziny, co pomaga w tworzeniu dokładnych raportów obecności oraz analizie przyczyn absencji. Pozwala to na lepsze zrozumienie struktury pracy i planowanie zastępstw.
- Ułatwienia w naliczaniu wynagrodzeń: systemy do ewidencji czasu pracy zazwyczaj można zintegrować z systemami płacowymi, co ułatwia naliczanie wynagrodzeń, szczególnie w przypadku pracy zmianowej, nadgodzin, pracy w dni wolne czy na nocnych zmianach. Dzięki temu firma unika problemów związanych z nieprawidłowym naliczaniem wynagrodzeń.
Oprócz tego, w sferze poprawy wydajności, to:
- Lepsza organizacja i planowanie zasobów: programy te dostarczają raporty i analizy dotyczące czasu pracy pracowników, co pozwala lepiej zarządzać zasobami. Dzięki analizom można zidentyfikować godziny największego zapotrzebowania na personel i odpowiednio dostosować harmonogramy. To ułatwia organizację pracy i pomaga uniknąć przestojów.
- Wsparcie dla pracy zdalnej i hybrydowej: w dobie rosnącej popularności pracy zdalnej i hybrydowej programy do liczenia godzin pracy umożliwiają łatwe monitorowanie pracy niezależnie od lokalizacji pracownika. Dzięki temu firma ma wgląd w rzeczywisty czas pracy osób pracujących poza biurem.
- Poprawa efektywności i produktywności: monitorowanie czasu pracy może skłaniać pracowników do bardziej efektywnego wykorzystywania czasu, zwłaszcza jeśli mają świadomość, że ich czas pracy jest ewidencjonowany. Dla menedżerów takie dane to także możliwość weryfikacji efektywności zespołów i projektów.
Ponadto, program do liczenia godzin pracy poprawia transparentność poprzez:
- Zwiększenie dostępności danych dla pracowników: dzięki programom do rejestracji czasu pracy pracownicy mają pełen wgląd w swoje godziny pracy, co pomaga im śledzić własny czas pracy, liczbę nadgodzin czy przerw. Taka przejrzystość może budować zaufanie w firmie, gdyż pracownicy widzą dokładne dane na temat swoich godzin i wynagrodzenia.
- Zgodność z przepisami prawa pracy: programy do ewidencji czasu pracy pomagają firmom utrzymać zgodność z przepisami dotyczącymi czasu pracy, przerw oraz nadgodzin. Automatycznie generują raporty wymagane przez przepisy i pomagają firmom unikać problemów prawnych związanych z ewentualnymi nieprawidłowościami.
Już wiesz, że zastąpienie tradycyjnych metod prowadzenia ewidencji godzin pracy automatycznym rozwiązaniem to klucz do poprawy organizacji pracy, produktywności oraz transparentności relacji między pracodawcą a pracownikami.
A dlaczego warto korzystać z samego programu do naliczania godzin pracy?
Jakie procesy usprawnia program do liczenia godzin pracy?
Dobre narzędzie do liczenia godzin pracy pozwala tobie i twoim pracownikom zrobić więcej w niż zwykle tym samym czasie. To tylko jeden program, a umożliwia automatyzację działań w wielu różnych obszarach:
Zarządzanie czasem pracy pracowników
Cel: Organizacja pracy na bazie dokładnych danych z timesheetów i raportów zużycia czasu pracy w projektach
- Precyzyjna ewidencja godzin pracy – program automatycznie rejestruje godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, dzięki czemu menedżerowie i dział HR mają pod ręką dane dotyczące obecności pracowników w pracy (ważne, na przykład, dla prawidłowego obliczania wynagrodzenia).
- Monitorowanie czasu pracy zdalnych pracowników – w przypadku pracy zdalnej czy hybrydowej oprogramowanie ułatwia zdalne rejestrowanie czasu pracy, bez konieczności dodatkowego wypełniania kart pracy i wysyłania ich mailem do kierownictwa.
Planowanie i zarządzanie projektami
Cel: Dostarczanie projektów w czasie wyznaczonym w fazie planowania
- Alokacja zasobów – program do liczenia godzin pracy sprzyja mądrej organizacji pracy, pomaga lepiej rozdzielić zadania i dostosować harmonogramy do rzeczywistych możliwości czasowych zespołu w danym okresie.
- Monitorowanie postępów projektu – program pozwala ocenić i mierzyć, ile czasu zajmują poszczególne etapy projektu i czy realizacja idzie zgodnie z planem. Dzięki temu, zespół może dostarczyć projekt o czasie i bez konieczności angażowania dodatkowych zasobów w trakcie trwania przedsięwzięcia.
Budżetowanie i kontrola kosztów
Cel: Wszystkie informacje o zużyciu zasobów w projekcie w jednym miejscu
- Monitorowanie godzin i kosztów pracy – narzędzie pozwala przypisywać godziny do projektów i kalkulować koszty związane z czasem pracy. Porównując na bieżąco estymacje ze zużyciem, można w prosty sposób kontrolować, czy projekt nie przekracza zakładanego budżetu.
- Prognozowanie kosztów – dzięki analizie czasu pracy w poszczególnych projektach, menedżerowie mogą lepiej prognozować przyszłe koszty i planować budżety na kolejne zadania.
Ułatwienie rozliczania i fakturowania
Cel: Wystawianie faktur na podstawie zmierzonego czasu i przypisanych stawek
- Precyzyjne rozliczanie z klientami – program pozwala dokładnie rejestrować czas poświęcony na zadania realizowane dla klientów, co ułatwia fakturowanie na podstawie przepracowanych godzin.
- Generowanie faktur – wiele programów automatycznie generuje faktury na podstawie zarejestrowanego czasu pracy i wysyła je do klientów, co upraszcza proces rozliczeń i minimalizuje ryzyko błędów.
Optymalizacja produktywności i analiza efektywności
Cel: Poprawa wydajności pracowników w czasie pracy
- Analiza czasu spędzanego na zadaniach – programy często oferują funkcje analizy zużycia godzin pracy w projekcie przez konkretnego pracownika lub cały zespół, co umożliwia wskazanie działań nieproduktywnych i wypracowanie planu poprawy wydajności pracowników,
- Wizualizacja danych – raporty i wykresy pomagają w ocenie produktywności, dzięki czemu menedżerowie mogą na bieżąco reagować i podejmować właściwe decyzje o optymalizacji procesów i lepszym wykorzystaniu zasobów.
- Swobodny dostęp do danych z raportów – dobre narzędzie to takie, które pozwala również pracownikom korzystać z danych o ich produktywności, co sprzyja oddolnym inicjatywom poprawy produktywności w zespole.
Usprawnienie procesów płacowych
Cel: Poprawne obliczanie wynagrodzeń
- Automatyczne generowanie listy płac – na podstawie zarejestrowanych godzin pracy oraz nieobecności (urlopów, L4 itp.) program może automatycznie tworzyć listy płac, co znacznie skraca czas potrzebny na obliczenia oraz zmniejsza ryzyko błędów.
- Rozliczenia godzinowe lub zadaniowe – programy umożliwiają dokładne przeliczenie wynagrodzeń na podstawie zarejestrowanych godzin pracy lub zrealizowanych zadań, co znacznie ułatwia rozliczenia godzinowe lub projektowe (np. z freelancerami lub konsultantami).
Poprawa zgodności z przepisami prawa pracy
Cel: Poprawna organizacja dokumentacji pracowników
- Automatyczne naliczanie nadgodzin i przerw – narzędzie pomaga monitorować godziny pracy i automatycznie naliczać nadgodziny, zgodnie z przepisami prawa pracy.
- Dokumentacja czasu pracy – w przypadku kontroli zewnętrznych program zapewnia pełną dostępność danych w jednym miejscu, co umożliwia natychmiastowe potwierdzenie zgodności danych z regulacjami prawnymi dotyczącymi czasu pracy.
Wspomaganie komunikacji i współpracy w zespole
Cel: Unifikacja procesów
- Wspólna platforma dla zespołu – pracownicy mogą widzieć, nad czym pracują ich koledzy, co ułatwia koordynację zadań i wzmacnia poczucie odpowiedzialności w zespole, co jest bardzo ważne szczególnie w przypadku zespołów rozproszonych.
- Harmonogramy pracy i delegowanie zadań – programy oferują funkcje przypisywania osób do zadań i rozpisywania planów zadań, dzięki czemu trudniej jest o zagospodarowanie pracowników do projektów ponad ich siły i dostępność.
Pomoc w organizacji czasu pracy freelancerów i zleceniobiorców
Cel: Transparentność działań między zleceniobiorcą a klientem
- Samodzielne rejestrowanie czasu przez freelancerów – szczególnie przydatne osobom pracującym na własny rachunek, wszystko, co dotyczy ich godzin pracy jest przechowywane w systemie i stanowi podstawę do poprawnego rozliczania się na podstawie wykonanego zadania.
- Raportowanie czasu dla klientów – programy pozwalają generować szczegółowe raporty czasu pracy dla klientów, które stanowią dowód pracy, co zwiększa przejrzystość i buduje zaufanie.
Program do liczenia godzin pracy usprawnia wiele procesów, od zarządzania czasem i projektami, po fakturowanie i zgodność z przepisami prawa. Pozwala firmom na lepsze zarządzanie zasobami, kontrolę kosztów i analizę produktywności, co przekłada się na lepszą organizację pracy i efektywność.
A jaki program polecają wiodące agencje, takie jak Bluerank?
TimeCamp
Jedno narzędzie do mierzenia i ewidencjonowania godzin pracy, analizy rentowności projektów oraz fakturowania klientów na podstawie przepracowanych godzin
Automatyczny time tracker od TimeCamp na bieżąco rejestruje czas spędzony w pracy, niezależnie od miejsca wykonywania obowiązków. Działa w pełni zgodnie z odpowiednimi rozporządzeniami dotyczącymi przetwarzania i ochrony danych osobowych.
Wykorzystuje do tego:
- Przejrzyste timesheety wypełniane przez pracownika ręcznie bądź uzupełniane danymi rejestrowanymi przez timer online i dostępne aplikacje.
- Aplikację desktopową, zbierającą czas oraz aktywności komputerowe pracownika (Mac, Windows, Linux).
- Aplikację mobilną, rejestrującą dane dotyczące czasu i lokalizacji pracownika, z której można korzystać z dowolnego miejsca i urządzenia (iOS/Android).
- Kiosk, rejestrator godzin pracy; uruchamiany na jednym, łatwo dostępnym w firmie urządzeniu, umożliwia pracownikom zaznaczenie obecności w pracy za pomocą własnego kodu PIN.
- Integracje oraz rozszerzenia do przeglądarek dzięki którym pracownicy mogą logować czas z poziomu innych narzędzi.
Wszystkie sposoby zbierania czasu przez TimeCamp działają w idealnej synchronizacji, przez co masz pewność, że na koniec dnia timesheety wszystkich twoich pracowników są wypełnione zgodnie ze stanem faktycznym.
Dane zebrane przez TimeCamp można wykorzystać na w różnych obszarach działania firmy:
- Budżetowanie i ocena rentowności projektów,
- Rozliczanie klientów na podstawie przepracowanych godzin,
- Generowanie i wysyłanie faktur z możliwością natychmiastowego opłacenia,
- Analiza wydajności pracy zespołu w celu poprawy produktywności,
- Rejestrowanie nieobecności i tworzenie ewidencji czasu pracy,
- Obliczanie wynagrodzenia oraz generowanie list płac,
- Planowanie projektów na podstawie dostępności członków zespołu oraz danych pochodzących z analiz wcześniejszych przedsięwzięć.
Dla jeszcze sprawniejszej organizacji czasu pracy, TimeCamp można rozszerzyć o TimeCamp Planner, narzędzie do współpracy w zespole.
Time tracking od TimeCamp dostępny jest w wersji darmowej dla nielimitowanej liczby użytkowników oraz z nielimitowanym dostępem do projektów i geofencingiem, co jest idealnym rozwiązaniem dla freelancerów i małych zespołów.
Firmy o bardziej sprecyzowanych potrzebach mogą wybrać spośród czterech planów płatnych, których ceny zaczynają się już od $2.99 za użytkownika miesięcznie, w rozliczeniu rocznym.
86,9% użytkowników, którzy mierzyli wcześniej czas pracy, stwierdza, że TimeCamp poprawił wiarygodność pomiarów. Dołącz do tysięcy zadowolonych klientów – zarejestruj darmowe konto już dziś.
Ola Rybacka
Content Specialist i Product Marketer w TimeCamp
Źródła:
https://sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/kodeks-pracy-16789274/art-149