Notatka prasowa to zwięzła i rzeczowa informacja opisująca jakieś wydarzenie. Ma ona na celu zainteresować potencjalnego odbiorcę i sprawić, że przedstawiona treść zostanie przez niego w jak największym stopniu zapamiętana. Pożądany efekt zakłada wzbudzenie ciekawości i opublikowanie informacji w mediach. Sprawdź, co wziąć pod uwagę przy pisaniu notatki prasowej.

Notatka prasowa to przykład jednego z podstawowych narzędzi pracy osób odpowiedzialnych za utrzymywanie poprawnych relacji z mediami. Gotowy tekst może być potem rozsyłany do różnych mediów internetowych, prasowych czy też bezpośrednio do dziennikarzy. Następnie można go przeredagować lub (częściej) w niezmienionej formie opublikować jako gotowy i kompletny artykuł. Krótka notatka prasowa, którą pisze PR-owiec, ma za zadanie w jak najbardziej skondensowanej formie podać konkretne informacje dotyczące wydarzenia istotnego z punktu widzenia firmy i czytelnika.

Jak napisać notatkę prasową – czyli kilka kroków do stworzenia tekstu

Temat musi być ciekawy, a sama notatka – zwięzła i treściwa. Nie ma miejsca na lanie wody; przyjęło się, że tego rodzaju informacja nie może być zbyt długa. W tym celu najlepiej ograniczyć jej objętość do niezbędnego minimum, tak żeby stanowiła odpowiedź na podstawowe pytania, czyli:

Te dane najlepiej jest umieścić na samym początku, już we wstępie. Zapewni to dobre przyswojenie treści i zapamiętanie tych – najistotniejszych z punktu widzenia czytelnika – wiadomości. Lead powinien składać się z kilku prostych zdań, być zwięzły i rzeczowy. Na podstawie zawartych w nim punktów następnie rozwija się kolejne akapity, pamiętając o unikaniu rozbudowanych opisów.

Przed napisaniem notatki prasowej dobrze jest zgłębić temat, poznać jego szczegóły, żeby łatwiej było wyłuszczyć istotne dla odbiorcy kwestie. W przypadku zgromadzenia zbyt dużej ilości danych zawsze można je ułożyć w odpowiedniej kolejności, biorąc pod uwagę specyfikę konkretnego wydarzenia. W gotowym tekście należy zaprezentować tylko najważniejsze punkty, czyli takie, które mają znaczenie z perspektywy firmy i czytelnika.

Kończąc pisanie dobrej jakości notatki informacyjnej musisz pamiętać o podaniu kontaktu do siebie. Robi się to po to, aby ułatwić dotarcie do autora przedstawicielom mediów, którzy być może będą mieć dalsze pytania. 

Notka prasowa o wydarzeniu – zasady pisania tekstu

Jest kilka istotnych kwestii, które należy mieć na uwadze, tworząc tego rodzaju tekst. Żeby krótka notatka prasowa dobrze spełniała swoją funkcję, warto zapoznać się z przedstawionymi poniżej wskazówkami.

Zasada tzw. odwróconej piramidy

Reguła ta odnosi się zarówno do tradycyjnej prasy, jak i informacji umieszczanych w pozostałych mediach. W skrócie: polega ona na tym, żeby od razu na początku tekstu zamieszczać najistotniejsze informacje. Pomaga to szybko i skutecznie przykuć uwagę odbiorcy, przekazać sedno sprawy i ograniczyć nieco długość tekstu. Dzięki temu zachowana jest kolejność podawania informacji, co oznacza, że to, co najważniejsze, podawane jest jako pierwsze. Zasada odwróconej piramidy dobrze wpisuje się w ogólne zalecenia co do tworzenia jakościowych treści, ponieważ redukuje nieistotne merytorycznie obszerne wstępy i truizmy.

Skrupulatna selekcja danych

Zastosowanie się do tej wskazówki również pomaga skrócić powstający tekst poprzez odrzucenie zdań, które nie wnoszą żadnej wartości merytorycznej. Skup się na tym, by podawane informacje były aktualne i sprawdzone. Należy za wszelką cenę unikać publikowania nieprawdziwych danych lub takich, które mogą potencjalnie wprowadzić czytelnika w błąd.

Podawanie obiektywnych informacji

Przestrzeganie tej zasady łączy się z niestosowaniem zdań sugerujących osobiste preferencje piszącego, a także wystrzeganie się używania zwrotów występujących w reklamach.

Unikanie błędów, ograniczanie długości tekstu

Z uwagi na to, że notka prasowa jest z zasady krótkim tekstem, dobrze jest zadbać o jej jakość. Gotowy artykuł należy sprawdzić pod kątem pomyłek językowych. Warto zadbać, by był on wolny od błędów zarówno ortograficznych, gramatycznych i stylistycznych. Trzeba też pamiętać o tym, że nie powinien być zbyt obszerny – najlepiej, gdy nie przekracza objętości strony A4. Wynika to z obawy, że znudzonemu długim tekstem czytelnikowi nie uda się dobrnąć do końca tekstu, a najistotniejsze informacje rozmyją się w nadmiarze danych.

Dodawanie materiałów multimedialnych

Dla urozmaicenia można się pokusić o dołączenie zdjęć lub nagrań z wydarzenia. Jest to dobry zabieg, pomagający skutecznie przykuć uwagę użytkownika oraz odchudzić treść, nie tracąc przy tym na jakości przekazu. Takimi dodatkowymi materiałami mogą być również link, grafika czy dane liczbowe.

Informacja prasowa – przykłady i tematyka

Informację prasową warto napisać wtedy, gdy dzieje się coś godnego uwagi. To dobra okazja, żeby pochwalić się odebraniem prestiżowej nagrody, udziałem w konferencji branżowej, targach czy wdrożeniu istotnej innowacji. Jako przykład notki prasowej może posłużyć zarówno opis wydarzenia, które miało już miejsce, jak i zapowiedź czegoś, co ma dopiero nastąpić.

Zawsze, gdy dzieje się coś ciekawego, można poinformować media poprzez wydanie takiej informacji. Należy jednak wystrzegać się form znanych z reklam. Podstawową funkcją w tym przypadku jest podzielenie się informacją, a nie zachęta do jakiejś konkretnej reakcji. Dlatego wzór notatki prasowej nieco różni się od wzorów innych tekstów.

Wzór notatki prasowej

Poniżej przykładowa notatka prasowa dotycząca uruchomienia praktyk studenckich.

Tych błędów unikaj podczas pisania notatki prasowej

W odróżnieniu od niektórych tekstów przykład notatki prasowej jasno określa konieczność unikania pewnych tematów i uwag. Dobrze napisany tekst nie powinien zawierać elementów nadających mu charakter osobisty, a w szczególności:

Komentarze autora nie są w tym przypadku mile widziane, ponieważ nie mają znaczenia dla podstawowej funkcji tego rodzaju tekstu, jaką jest informowanie o wydarzeniu. Komentarze odwracają uwagę od głównego tematu, jednocześnie nie wnosząc żadnej merytorycznej wartości.

Podobnie sprawa ma się z opiniami, ponieważ nadają notatce charakter osobisty. Dlatego najlepiej wystrzegać się pisania o subiektywnych odczuciach podczas tworzenia takiego tekstu.

Najlepiej, gdy całość napisana jest prostym, zrozumiałym językiem. Tylko wtedy ma realną szansę dotrzeć do większej liczby odbiorców i być przez nich dobrze przyswojona. Unikaj kwiecistego słownictwa i bogatych opisów, ponieważ nie stanowią one wartości informacyjnej, a mogą wywołać efekt znużenia u czytelnika. Wśród nadmiaru zbędnych zdań łatwo przeoczyć istotne informacje, a wtedy notatka prasowa nie odniesie założonego efektu.

Notatki prasowe kiedyś i dziś

W przeszłości, gdy branża social media dopiero zaczynała nabierać znaczenia, notatki prasowe były czymś w rodzaju motywacji dla dziennikarzy do napisania wartościowego, profesjonalnego artykułu. Dzisiaj często jest już gotowym tekstem umieszczanym bezpośrednio w mediach społecznościowych. Dlatego też warto dołożyć wszelkich starań, aby pisane informacje były jak najbardziej wartościowe pod względem merytorycznym i nie zawierały błędów.

Pamiętając o podanych wyżej cechach charakterystycznych, stworzysz wartościową notatkę prasową. Będzie ona doskonałym narzędziem do budowania wizerunku twojej firmy w mediach społecznościowych i pomoże sprawić, że marka stanie się lepiej rozpoznawalna, zyska zainteresowanie i uznanie stałych oraz nowych klientów.